A rendezvényszervezés világában mindig van aktualitása egy olyan eseménynek, mint amilyen a céges rendezvény. Bár az évről évre ismétlődő események gyakran hasonló forgatókönyv mentén zajlanak, a szervezés mégis minden egyes alkalommal szakmai felkészültséget és egyedi megközelítést igényel.
Hol legyen az esemény?
A rendezvény sikerét számos tényező befolyásolja, ám ezek közül kétségkívül a helyszín az egyik legfontosabb. Milyen szempontok befolyásolják a helyszínválasztást?
1. A rendezvény jellege
Az első és egyben legfontosabb kérdés, hogy milyen rendezvényhez keresünk helyszínt. Egy céges karácsony egészen más helyszínt kíván, mint egy díjátadó, de egy workshop, családi nap vagy éppen konferencia is mind-mind egyedi követelményeket támaszt a helyszínválasztással kapcsolatban.
Mindez egyben magába foglalja azt is, hogy mi a rendezvény pontos célja: ünneplés, aktív kikapcsolódás vagy éppen az üzleti kapcsolatok ápolása?
Szintén meghatározó már a szervezés első fázisában, hogy az esemény milyen stílusban, azaz informálisan vagy lazább keretek között fog zajlani. A dress code-os rendezvényeket elegáns városi helyszínekre ajánlott szervezni, egy kötetlenebb eseménynél ezzel szemben rugalmasabban lehet kezelni a helyszínkérdést.
2. Egyedi jellemzők
Sorra kell venni a helyszín adottságait a célok, az esemény jellege és a résztvevők várható létszáma alapján. A helyszín kapacitása, felszereltsége és megközelíthetősége mind fontos, mert passzolnia kell a tervekhez, de olykor ezen felül még a stílus és hangulat is mérvadó.
Egy egyszerű felszereltségű, nehezen megközelíthető vidéki helyszínen nem biztos, hogy jó ötlet prominens partnereknek vacsorát szervezni, ahogyan az öt csillagos hotel sem feltétlenül ideális egy sportos családi nap lebonyolításához.
A választást tovább bonyolítja minden egyedi igény, ami felmerülhet. Alapfeltétel a kizárólagosság, exkluzív vacsorával szeretnék zárni az eseményt, fontos szempont a szálláslehetőség? Mind más irányt ad a szervezésnek.
3. A költségkeret
Végül a vállalati rendezvényszervezés fontos szempontja a költségkeret, azaz előre meg kell határozni egy maximum összeget és ezzel összefüggésben meg kell vizsgálni, hogy mit foglal magába a foglalási díj. Ideális esetben a rendezvény anyagilag jól tervezhető, miközben a színvonala tökéletesen megfelel az elvárásoknak.
Az egyedi igényektől függetlenül olyan helyszínre van szükség, ami komplex szolgáltatást biztosít egy reális, előre pontosan meghatározott árért cserébe, az igazán jó ajánlatokhoz azonban sok esetben a kapcsolatrendszer is jól jön.
A céges rendezvényeket bízza ránk!
A helyszínválasztás összetettsége csupán egyetlen példa, mégis tökéletesen bemutatja, hogy a rendezvényszervezés olyan feladat, amihez jól megalapozott szakmai ismeretek, tapasztalat és kreativitás egyaránt szükséges. Ha Ön is szeretné kihozni a maximumot a céges rendezvényekből, ne vágjon bele önállóan a szervezésbe, ezért vagyunk mi!
Keressen minket bizalommal megadott elérhetőségeink egyikén és ossza meg velünk igényeit, hogy olyan cégre szabott rendezvényt biztosíthassunk, amelyről minden résztvevő elégedetten távozik! A rendezvényszervezést Győrben és környékén is vállaljuk, ismerje meg az Önnek szóló ajánlatunkat!
